Verkkokonferenssin järjestämisestä opittua – Sosiaalipedagogiikan päivät 2020

Erja Anttonen, Elina Nivala, Sanna Ryynänen ja Maria Seilo 

Suomen sosiaalipedagoginen seura ry on järjestänyt Sosiaalipedagogiikan päivät -konferenssia vuodesta 1997 lähtien. Konferenssi toteutetaan nykyään yleensä maaliskuun loppupuolella jossakin suomalaisessa yliopistossa tai ammattikorkeakoulussa. Vuoden 2020 Sosiaalipedagogiikan päivät oli tarkoitus järjestää Itä-Suomen yliopiston Kuopion kampuksella 19.–20.3.2020 yhdessä Itä-Suomen yliopiston (UEF) yhteiskuntatieteiden laitoksen ja Humanistisen ammattikorkeakoulun (Humak) kanssa. Konferenssia edeltävällä viikolla koronakriisi alkoi Suomessakin kiristyä. Torstaina 12.3. eli tasan viikko ennen konferenssin alkua järjestelytoimikunta teki päätöksen, että konferenssi muutetaan avoimeksi verkkokonferenssiksi, johon on vapaaehtoinen osallistumismaksu. Tässä tekstissä käymme lessons learned -hengessä läpi niitä asioita, jotka havaitsimme olennaisiksi konferenssin onnistumisen näkökulmasta järjestäessämme verkkokonferenssia ensimmäistä kertaa. Toivomme muistiin kirjaamiemme huomioiden olevan avuksi muille vastaavassa muutostilanteessa oleville tai alusta saakka verkkokonferenssia suunnitteleville. Tekstin lopusta löytyy tiivis muistilista asioista, jotka kokemuksemme mukaan kannattaa ottaa huomioon verkkokonferenssia toteutettaessa. 

“Tässä tehtiin iso hyppäys eteenpäin siinä, miten isoja tieteellisiä konferenssejakin todellakin voidaan onnistuneesti järjestää myös verkossa. Verkkotyöskentelyssä on myös paljon hyviä ulottuvuuksia.” (osallistujapalaute, Sosiaalipedagogiikan päivät 2020)

Vuoden 2020 Sosiaalipedagogiikan päivät verkkokonferenssina

Sosiaalipedagogiikan päivät 2020 oli siis suunniteltu toteutettaviksi perinteiseen tapaan tiettyyn aikaan tietyssä paikassa, johon kaikki osallistujat kokoontuvat paikan päälle. Ilmoittautuneita osallistujia oli noin 140. Järjestelytoimikunnalle jäi poikkeustilanteessa viikko aikaa muuntaa kasvokkainen tieteellinen konferenssi verkkokonferenssiksi, eikä ohjelmaa juurikaan ehditty mukauttaa verkkototeutukseen paremmin sopivaksi. Alun perin suunniteltu rakenne ja sisällöt toteutettiin verkkokonfenressina varsin pienin muutoksin. Konferenssiin osallistui enimmillään torstain pääluennon aikana hieman yli 200 kuulijaa. Muiden osioiden osallistujamäärä vaihteli noin 65 ja 150 osallistujan välillä.

Konferenssin järjestämisen lähtökohdat ovat luonnollisesti aivan erilaiset, jos se suunnitellaan jo alun perin verkkokonferenssiksi. Silloin ohjelma kannattaa suunnitella verkkoalustan ja virtuaalisen yhdessäolon erityispiirteitä vastaavaksi. Erityisesti kannattaa kiinnittää huomiota puheenvuorojen pituuteen, taukojen riittävään määrään ja siihen, millä eri tavoin osallistujat voivat olla mukana. Yllätyimme kuitenkin positiivisesti siitä, miten hyvin kasvokkaiseksi konferenssiksi suunnitellun tapahtuman ohjelma muuntui verkkototeutukseen myös sellaisenaan, virtuaalisine kahvitaukoineen ja striimattuine illanviettoineen.

Sosiaalipedagogiikan päivät koostuu seuraavista ohjelmakokonaisuuksista, jotka kaikki toteutimme myös verkkokonferenssissa. Konferenssiohjelman järjestimme kokonaisuudessaan Blackboardin Collaborate -alustalla ja iltatilaisuuden Facebook Livessä.

• Päivien avaus: järjestäjien edustajien lyhyet puheenvuorot
• Pääluento kommenttipuheenvuoroineen ja yleisökysymyksineen
• Kolmesta lyhyestä puheenvuorosta koostuva toinen pääluentokokonaisuus ja siihen liittyvä paneelikeskustelu
• Tieteelliset työryhmät useine rinnakkaisine pienryhmineen
• Käytännön työpajat useine rinnakkaisine pienryhmineen 
• Tutkija-, ammattilais- ja opiskelijatapaaminen 
• Opinnäytepalkinnon jakaminen
• Päivien päätös: yhteenvetävä loppupuheenvuoro ja kiitokset
• Lounas- ja kahvitauot 
• Iltatilaisuus 

Pääpuheenvuorot ja muu enimmäkseen yksisuuntainen ohjelma siirtyi verkkoon varsin vaivattomasti, verkko-opetuksessa kerättyjen oppien avulla. Pääluennoilla yleisökysymykset ja -kommentit kerättiin pääosin chat-toiminnon kautta. Tieteellisiin työryhmiin ja käytännön työpajoihin osallistujat jakautuivat omatoimisesti. Niiden pienempi koko mahdollisti sen, että alustuksiin liittyvä keskustelu voitiin käydä mikrofonien kautta omalla äänellä, viittaustoimintoa hyödyntäen. Sekä pääluentojen että työryhmien vetovastuu oli nimetyllä puheenjohtajalla, joka esitteli puheenvuorojen pitäjät ja huolehti puheenvuorojen jakamisesta niin, että päällekkäin puhumista ei tapahtunut.

Jos olisimme ajatelleet ohjelmaa vain yksisuuntaisen tiedon levittämisen ja sitä seuraavan aiheeseen keskittyvän keskustelun näkökulmasta ja pyrkineet näiden mahdollistamiseen, olisi verkkokonferenssin toteutus rakentunut näistä elementeistä: pääluennot yhteisessä verkkotilassa ja työryhmät jakautuneena erillisiin pienryhmätiloihin. Halusimme kuitenkin mahdollistaa enemmän. Meillä oli tavoitteena, että osallistujat voisivat kohdata toisiaan myös vapaamuotoisemmin, vaihtaa kuulumisia, jakaa kokemuksia ja tuntemuksia – eli tehdä sitä, mistä kasvokkaisten tapahtumien merkittävin kokemuksellinen anti usein rakentuu. Siksi ryhdyimme ideoimaan myös taukojen verkkototeutusta ja kehitimme virtuaaliset kahvihuoneet, jotka olivat käytössä kahvi- ja lounastauoilla. Kahvihuoneet toteutettiin verkkoalustan pienryhmätoiminnolla.

Kahvihuoneet oli teemoiteltu eli nimetty ja sisustettu taustakuvadioilla tavalla, jonka ajattelimme sekä tuovan hauskan piristysruiskeen konferenssin ohjelmaan että mahdollistavan samanhenkisten ihmisten löytämisen. Kahvihuoneet olivat nimeltään Kahvila Minnan Salonki, Laavukahvila Kuksa, Beach Cafe Honolulu, Taidekahvila Picasso ja Esson baari. Osallistujat saivat siis tauoilla halutessaan mennä juttelemaan muiden osallistujien kanssa itse valitsemaansa kahvihuoneeseen. Kahvihuoneisiin mennessään osallistujat näkivät kussakin huoneessa sillä hetkellä olevien osallistujien nimet eli he saattoivat valita huoneen, jossa oli kollegoita ja tuttuja tai vaihtoehtoisesti mennä tapaamaan uusia ihmisiä. Kahvihuoneiden moderoijina toimivat Itä-Suomen yliopiston opiskelijat. Opiskelijat olivat ideoineet kahvihuoneiden teemat, valmistelleet niiden sisustuksen ja toimivat kahvihuoneissa tarvittaessa keskustelun avaajina ja ylläpitäjinä. Kahvihuoneiden tarkoitus jäi osalle osallistujista kuitenkin jossain määrin epäselväksi, eli niistä viestimiseen olisi kannattanut käyttää enemmän aikaa ja tilaa erityisesti konferenssin aikana. Itse ideasta kuitenkin pidettiin.

Ajatuksesta järjestää verkkokonferenssille myös iltatilaisuus olimme jo ehtineet luopua, mutta järjestelytiimimme jäsenen näkemä Facebook Liven kautta striimattu keikka sai meidät harkitsemaan asiaa uudelleen. Iltatilaisuus järjestettiin konferenssin ensimmäisen päivän iltana, kuten alunperinkin oli ollut tarkoitus, mutta illallistilaisuuden sijaan kaksiosaisena striimattuna kulttuuri-iltamana Facebook Livessä. Esiintyjinä olivat runoilija Harri Hertell ja laulaja-lauluntekijä Antti Autio. Iltatilaisuudella Suomen sosiaalipedagoginen seura ry halusi tarjota konferenssiyleisölle ja myös muille sielua ravitsevaa ohjelmaa poikkeuksellisena korona-aikana sekä tukea vapaan kentän taiteilijoita, jotka menettävät elantoaan koronakriisin seurauksena. Tieteellisen seuran kaltainen toimija voi siis käyttää poikkeuksellisina aikoina ”valtaansa” myös tällä tavoin. Seura sopi esiintyjien kanssa esiintymispalkkioista, jota täydensivät kulttuuri-iltaman aikana kerätyt vapaaehtoiset osallistumismaksut. Ne maksettiin joko seuran tilille tai MobilePayn kautta.

Konferenssin päätyttyä huomasimme yhden olennaisen elementin, joka verkkokonferenssista jäi puuttumaan: se mahdollisuus konferenssista irrottautumiseen, jonka matka konferenssipaikalta kotiin tarjoaa. Kasvokkaisten kohtaamisten konferenssi on usein intensiivinen kokemus, jonka jälkeen keskusteluiden innostavimmat teemat jäävät helposti pyörimään mieleen ja harvoin nähtyjen kollegoiden tapaamiseen liittyvä tunnelataus voi kestää pitkään. Lyhytkin kotimatka yleensä auttaa ajatusten rauhoittamisessa ja tunnelatauksen tasoittamisessa. Monille kotimatka konferenssista tarkoittaa pidempää juna- tai bussimatkaa, jonka kuluessa irrottautumiseen on hyvin aikaa. Parhaassa tapauksessa kotimatkalla on seurana muita konferenssiin osallistuneita, joiden kanssa voi vielä ravintolavaunussa purkaa koettua ja kehitellä heränneitä ajatuksia eteenpäinkin.

Nyt kokemamme perusteella myös verkkokonferenssi voi olla hyvin intensiivinen ja samalla tavalla sekä ajatuksia että tunteita virittävä kokemus. Verkkokonferenssista kuitenkin puuttuu kotimatka irrottautumisen aikana ja tilana. Kuulokkeiden ottaminen päästä ja ehkä siirtyminen työhuoneesta keittiöön ovat kovin nopeita toimenpiteitä mahdollistaakseen konferenssiajan intensiivisen viritystilan laukeamisen. Huomasimme ainakin järjestäjinä jääneemme koukkuun konferenssin “draiviin” koko loppuillaksi – irti päästäminen ja omaan normaaliarkeen palaaminen tuntui vaikealta. Tämä kokemus synnytti vielä yhden idean verkkokonferenssin toteuttamiseen: varsinaisen konferenssiohjelman loputtua verkkoalustalla voisi olla mahdollisuus vapaamuotoisiin keskusteluihin kahvitaukojen virtuaalisten kahvihuoneiden tapaan. Tämä virtuaalinen kotimatka voisi toteutua vaikkapa sellaisissa kahvihuoneissa kuin Ravintolavaunu, Kimppakyyti ja Onnibussin takapenkki.

Verkkoalustan valinta

Kun live-ympäristöön suunniteltu konferenssi siirretään verkkoon, ensimmäinen ja toteutuksen kannalta olennainen päätös koskee verkkoalustan valintaa. Päätökseen vaikuttavat alustan toiminnallisuudet, kapasiteetti (samanaikaisten osallistujien määrä, mahdollinen maantieteellistä aluetta koskeva käyttäjäkatto) sekä toimintavarmuus. Meidän tarpeemme olivat seuraavat:

• Toimintavarmuus (merkitys korostui tilanteessa, jossa maailmanlaajuisesti suuri osa yhteydenpidosta siirtyi samanaikaisesti verkkoon eivätkä palveluntarjoajat olleet vielä ehtineet vastata kasvavaan tarpeeseen)
• 200–300 samanaikaista osallistujaa
• Mahdollistaa osallistujien omaehtoisen siirtymisen pienryhmiin (tutkimustyöryhmät, käytännön työpajat, tapaamiset, kahvihuoneet)
• Chat-keskustelumahdollisuus
• Mahdollisuus puheenvuoron pyytämiseen
• Mahdollisuus antaa osallistujille eri rooleja (esiintyjät, tavalliset osallistujat) ja esiintyjillä mahdollisuus jakaa omia esityksiään muiden nähtäväksi
• Yksi osallistumislinkki, jonka kautta pääsee mukaan kaikkeen ohjelmaan
• Mahdollisuus selainpohjaiseen osallistumiseen, ei vaadi erillisen sovelluksen lataamista

Kävimme harkintaa Blackboardin Collaboraten, Zoomin ja Microsoft Teamsin välillä ja päädyimme niistä Collaborateen. Collaboratea puolsivat sen monipuoliset toiminnallisuudet, Humakissa kertyneet käyttäjäkokemukset, jotka varmistivat meille asiansa osaavan moderoijajoukon, sekä konferenssimme toteuttamisaikaan laajempi kapasiteetti. Zoomin pohjoismainen käyttäjäkatto oli tuolloin vain 10 000 samanaikaista käyttäjää. Sittemmin sitä on laajennettu, mikä on lisännyt Zoomin toimintavarmuutta selvästi. Tämänkaltaisia asioita kannattaa muistaa pohtia ja ottaa niistä selvää, kun kyseessä on suuremmalle osallistujajoukolle suunnattu tapahtuma. Plan B:ksi valitsimme toimintakapasiteettiin liittyvistä epävarmuuksista huolimatta Zoomin. Meillä oli siis valmiina myös toinen alusta sellaista tilannetta varten, että Collaborate olisi yksinkertaisesti lakannut toimimasta. Tällainen varautuminen ei liene yhtä tarpeellista ns. normaalitilanteessa, jossa verkkopalveluihin ei kohdistu yhtäkkinen valtava käyttäjämäärien kasvu, mutta varmuutta se tuo toteutukseen kaikissa tapauksissa.

Collaborate toimi käyttötarkoitukseemme hyvin muttei täysin ongelmitta. Alustan haasteisiin palaamme myöhemmin tässä tekstissä. Käytössämme oli Collaboraten versio, joka mahdollisti enimmillään 250 osallistujan mukanaolon istunnossa sekä pienryhmätoiminnon käytön. Collaboratea on mahdollisuus käyttää myös massaverkkoluentotyyppisiin istuntoihin (suurempi osallistujamäärä), mutta silloin pienryhmätoiminto ei ole käytettävissä. Olimme päättäneet avata verkkokonferenssin kaikille kiinnostuneille, joten emme tienneet, miten paljon osallistujia lopulta olisi osallistumassa. Emme tienneet myöskään, miten paljon eri oppilaitokset olivat sisällyttäneet konferenssin ohjelmaa, esimerkiksi professori Värrin luennon, osaksi opetustaan, jolloin osallistujamäärässä voisi olla hetkellisiä piikkejä. Tiedotimme verkkokonferenssin ohjeistuksessa ja päiville etukäteen ilmoittauneille maksimiosallistujamäärästä sekä mahdollisuudesta kirjautua konferenssialustalle jo konferenssipäivän aamuna, jotta ilmoittautuneilla oli mahdollisuus varmistaa paikkansa konferenssissa.

Ennen konferenssia

Kun päätös konferenssin verkkototeutuksesta oli tehty, laadimme asiasta heti tiedotteen, jota levitettiin mahdollisimman laajalle järjestäjätahojen verkko- ja somekanavien kautta. Muutamaa päivää myöhemmin muutoksesta laadittiin myös lehdistötiedote, jonka jakelusta vastasi Itä-Suomen yliopiston yhteiskuntatieteiden laitoksen tiedottaja. 

Olimme myös yhteydessä kaikkiin pääluentojen puhujiin ja työryhmäesityksen pitäjiin tiedustellaksemme, ovatko he halukkaita olemaan mukana verkkokonferenssissa. Suurin osa heistä kiitteli päätöstä toteuttaa konferenssi verkossa ja oli valmiita pitämään oman puheenvuoronsa tai esityksensä verkon välityksellä. Muutamat toivat esiin oman epävarmuutensa tekniikan käyttäjinä ja verkkoesiintyjinä. Huolta aiheutti esimerkiksi tarve valmistella puheenvuoro tarkemmin kuin normaalitilanteessa, jossa voi lukea yleisön reaktioita ja edetä esityksessä osin niiden ohjaamana. Myös useamman esittäjän yhteisesityksen tekniset järjestelyt herättivät kysymyksiä. Tarjosimme rohkaisua ja tukea sekä myös konreettista teknistä apua kaikissa näissä huolissa. Muutama työryhmäesityksen pitäjä perui esityksensä muuttuneen tilanteen vuoksi. Ohjelmassa olleista 23 työryhmäesityksestä toteutui lopulta 16. Kaikki pääluentojen puhujat pitivät oman puheenvuoronsa, ja sairastuneelle kommenttipuheenvuoron pitäjälle löytyi tuuraaja alle kahden vuorokauden varoitusajalla.

Kun alusta oli valittu, järjestimme päivien kaikille esiintyjille (puhujat, tutkimustyöryhmien esiintyjät ja puheenjohtajat, työpajojen vetäjät, virtuaalikahviloita valmistelleet opiskelijat sekä opinnäytepalkinnon tuomari ja palkittava) yhteensä viisi testaustilannetta juuri ennen konferenssia 17.–18.3.2020. Testaustilanteissa moderoijamme päivysti ennalta ilmoitettuina ajankohtina Collaboratessa. Osallistujien oli mahdollista valita itselleen sopivin ajankohta testaukselle.

Testauksessa oli mukana neljässä tilanteessa yksi moderoija ja yhdessä tilanteessa kaksi moderoijaa. Opimme, että testilanteissa kannattaa olla paikalla kaksi moderoijaa, jolloin toinen voi jäädä alustan päähuoneeseen jatkamaan muiden testaajien opastamista ja toinen voi ratkoa tarvittaessa puhelimitse yksittäisiä ongelmatilanteita, jos jollain testaajalla on enemmän aikaa vieviä pulmia liittyen esimerkiksi käytettyyn selaimeen.

Testaamisen tarkoitus oli tehdä työskentely konferenssin verkkoympäristössä tutuksi, kertoa päivien verkkototeutuksen kulusta sekä tukea sitä, että esiintyjät saisivat rauhan keskittyä omaan esitykseensä. Esiintyjille tarjottiin myös mahdollisuus siihen, että moderoija voi hoitaa diaesityksen jakamisen ja diojen siirron, jos esiintyjä niin toivoi. Testaustilanteiden järjestäminen ja se, että esiintyjät osallistuivat niihin kattavasti, edesauttoivat osaltaan päivien jouhevaa sujumista.

Konferenssin osallistujille laadittiin verkkokonferenssin toteutuksesta ja verkkoympäristössä toimimisesta kirjallinen ohjeistus, jota jaettiin Suomen sosiaalipedagoginen seura ry:n nettisivulla sekä lähetettiin sähköpostitse kaikille päiville ilmoittautuneille. Ohjeistuksessa kerrottiin lyhyesti käytettävästä verkkoalustasta ja selaimesta, jolla se toimii parhaiten, annettiin toimintaohjeita mikrofonin ja kameran käytöstä sekä keskustelun tavoista eri tilanteissa, kerrottiin, mitkä osat ohjelmasta tallennetaan, ohjeistettiin pienryhmiin jakautumista ja niissä toimimista sekä annettiin ohjeita ongelmatilanteiden varalle. Ohjeistuksen lopussa oli ruutukaappauksista rakennettuja ohjekuvia havainnollistamassa sanallisia ohjeita.

Iltatilaisuuden järjestelyihin saatiin apua Facebook Live -palveluun perehtyneeltä taholta, sillä iltatilaisuuden järjestelyvastaavilla tai esiintyjillä ei ollut aiempaa kokemusta tapahtuman järjestämisestä tai esiintymisestä livestriimauksen kautta. Iltatilaisuudelle luotiin oma Facebook-tapahtuma, jonka kautta kulttuuri-iltamat järjestettiin kahtena erillisenä, peräkkäisenä livestriiminä. Ennen iltatilaisuutta selvitettiin Teostolta, että musiikkikeikan livestriimaukseen ei tarvitse erillistä Teosto-lupaa, jos tallenne ei jää jälkikäteen katsottavaksi. Iltatilaisuutta edeltävänä päivänä artistien kanssa järjestettiin testitilaisuus, jossa testattiin striimien toimivuutta, äänenlaatua jne.

Oli myös hyvä sopia ennakkoon, että kaikki vastuuhenkilöt eivät toimi samassa verkossa ja että sovimme vastuu- ja varahenkilöt.

Konferenssin aikana

Konferenssin aikana järjestelytiimin työ jakaantui etu- ja taka-alalle – ja konferenssin onnistumisen näkökulmasta kaikkein merkittävintä työtä tekivät taka-alalla moderoijat ja teknisen tuen toteuttajat.

Verkkokonferenssin niin sanotusti etualalla tapahtuva järjestelytyö koostuu konferenssin aikana pääluentojen “juonnoista” ja niihin liittyvien yleisökeskustelujen hallinnoinnista sekä erilaisten pienryhmien vetämisestä, kuten missä tahansa konferenssissa. Verkkoympäristössä niihin liittyy luonnollisesti omanlaisiaan elementtejä. Pääluentojen yleisöä ja pienryhmien osallistujia tulee selkeästi ohjeistaa siitä, miten kysymyksiä ja kommentteja toivotaan esitettävän, esimerkiksi verkkoalustan mahdollista viittaustoimintoa hyödyntäen, chatissa vai molemmissa. Itse havaitsimme, että pääluentojen aikana chat-ominaisuus madalsi selvästi kynnystä puheenvuorojen kommentointiin ja kysymysten esittämiseen. Chatin käyttö tuntui luontevalta, koska koneella oltiin joka tapauksessa. Sen kautta saattoi myös jakaa reaaliaikaisesti esimerkiksi linkkejä teksteihin, joihin käynnissä olevassa puheenvuorossa viitattiin. On kuitenkin huomattava, että siinä missä joillekin monen asian tekeminen ja seuraaminen puheenvuoron aikana saattaa tuntua luontevalta ja kokemusta rikastavalta, joillekin se on raskasta ja huomiota hajottavaa. Tämä pätee myös esittäjiin, joista toiset saattavat jo esityksensä aikana kyetä havainnoimaan chat-keskustelua ja poimimaan sieltä relevantteja kysymyksiä. Toisille taas chatin seuraaminen voi olla vaikeaa ja selkeintä on, että tilanteen puheenjohtaja kantaa huolen kysymysten esiin nostamisesta esityksen jälkeisessä keskustelussa. Chat-ikkuna on useimmilla alustoilla mahdollista piilottaa päänäkymästä, ja konferenssi kannattaakin rakentaa siten, että chatin seuraaminen ei ole välttämätöntä vaan pikemminkin rikastava elementti heille, jotka haluavat sitä käyttää.

Avasimme osallistujia varten myös erillisen Google Drive -tiedoston, jossa halutessaan sai jakaa pidempiä pohdintoja konferenssin teemaan tai yksittäisiin puheenvuoroihin liittyen. Tämä mahdollisuus ei kuitenkaan kovin laajasti innostanut osallistujia, mikä saattaa johtua Drive-tiedoston “virallisesta” muodosta – yksittäisten kommenttien heittäminen osaksi pitkää tiedostoa ei tunnu välttämättä luontevalta. Aluksi tarkoituksemme olikin käyttää Padlet-sovellusta, joka soveltuu tällaiseen kommenttien heittelyyn paremmin. Se oli kuitenkin koko verkkokonferenssin valmisteluajan toiminnaltaan kovin epävarma ilmeisesti kovan käyttökuormituksen vuoksi, joten luovuimme siitä. Drive-tiedoston lisäksi virtuaaliset kahvihuoneet oli tarkoitettu mahdollisuudeksi jakaa keskustellen sekä kuulumisia että ajatuksia konferenssin teemoista.

Konferenssiyleisön osallistumismahdollisuuksia kannattaa verkkokonferenssia järjestettäessä pohtia erityisen huolellisesti. Meillä siihen oli vain rajallisesti aikaa, mutta osallistujien palautteesta päätellen käytössä olleet osallistumisen tavat olivat toimivia ja yhteisyyttä rakentavia. Myös siihen kannattaa paneutua, millaista ilmapiiriä konferenssin “juonnoilla” ja moderoinnilla rakennetaan. Sosiaalipedagogiikan päivien palautteissa toistui kaksi adjektiivia: lämminhenkinen ja kannustava. Yritimme erityisesti korona-poikkeustilanteen vuoksi korostaa sitä, että kun lähes kaikki osallistuvat kotoa käsin, kodin arki saa myös näkyä. Meillä itsellämme se näkyi esimerkiksi niin, että kesken konferenssin päätössanojen Suomen sosiaalipedagoginen seura ry:n puheenjohtajan lapsi juoksi mukaan striimaukseen kertomaan äidille jotakin tärkeää asiaa. Jos tämä olisi tapahtunut jo avauspuheenvuorossa, olisi ilmapiiri saattanut rentoutua ja verkkojännitys helpottaa nopeamminkin.

“Järjestämistavasta huolimatta hyvin vuorovaikutuksellinen ja yhteisöllinen tapahtuma.” (osallistujapalaute, Sosiaalipedagogiikan päivät 2020)

“Yhteishenki tuntui hyvältä, yllättävän hyvältä, vaikka nähtiin vain teidät esittäjät ja valvojat.” (osallistujapalaute, Sosiaalipedagogiikan päivät 2020) 

“Yllätyin miten persoonallista, inhimillistä ja sosiaalista voidaan olla tämä verkon kautta kokoontuminen.” (osallistujapalaute, Sosiaalipedagogiikan päivät 2020) 

“Opin erityisesti (taas kerran) sen, että yhteisö voi syntyä myös silloin, kun ei olla fyysisesti samassa tilassa. Tuli iso ja vahva kokemus siitä, että olimme kaikki yhdenvertaisesti läsnä ja todella yhdessä työstämässä tärkeitä, olennaisia teemoja.” (osallistujapalaute, Sosiaalipedagogiikan päivät 2020) 

Moderointi ja tekninen tuki 

Moderointitiimi koottiin Humakin henkilökunnasta sekä aivan viime hetkellä mukaan saadusta Itä-Suomen yliopiston jatko-opiskelijasta, jolla oli vahvaa tietoteknistä osaamista. Moderoijien keskinäistä työnjakoa ei ehditty miettiä paljon, ja työnjakoa sovittiin “lennosta”. Molemmissa päivissä mukana oli kolme moderoijaa, ja torstaissa suuren osan päivää myös neljäs moderoija.  Ihannetilanteessa moderoijia olisi voinut olla neljä koko ajan, jotta esimerkiksi tauotukset olisi voitu sopia paremmin. Moderoijien keskinäisen viestinnän kanavina olivat Collaboratessa valvojien chat, whatsapp-ryhmä ja puhelinyhteys. Kaikkia näitä tarvittiin, jotta päivät saatiin vietyä läpi. Moderointitukea osallistujille annettiin päivien aikana konferenssialustalla, whatsapp-viestein, sähköpostitse, puhelimitse kuin tekstiviestein.

Kumpanakin konferenssipäivänä moderoijat olivat läsnä verkkoalustalla tuntia ennen ohjelman alkua. Osallistujat oli toivotettu tervetulleiksi testaamaan yhteyksiä ja tutustumaan Collaborateen. Tunnin aikana moderoijat kertasivat alustan keskeisiä toimintoja, auttoivat ääni- ym. asetuksissa sekä kertoivat päivien ohjelmasta ja osallistujien roolista päähuoneessa ja pienryhmissä toimittaessa. Osallistujilta tuli paljon myönteistä palautetta mahdollisuudesta yhteyksien testaamiseen ja alustan käytön opastukseen.

Moderoijat olivat myös päivien aikana esiintyjien tukena. Yhden moderoijan puhelinnumero oli toimitettu esiintyjille etukäteen. Jonkin verran ilmeni tarvetta ratkoa teknisiä ongelmia puhelimitse aivan viime hetkellä ennen esiintyjän puheenvuoroa. Kaikki ongelmat onnistuttiin ratkaisemaan ja esitykset saatiin pidettyä ajallaan.

Collaboraressa chat-keskustelua voi käydä kaikille näkyvien viestien lisäksi henkilökohtaisin viestein. Osa osallistujista laittoi moderoijille yksityisviestejä. Moderoijilla ei ollut voimavaroja seurata reaaliaikaisesti yksityisiä chatteja, sillä  käytössämme oli moderoijien keskinäinen chat-kanava, kaikkien käytössä ollut chat-kanava, moderoijoien whatsapp-ryhmä, järjestäjien whatsapp-ryhmä, puhelinsoitot, jossain määrin myös sähköposti.

Pienryhmiin jakaminen oli järjestetty siten, että yksi moderoijista nimesi ryhmät ohjelman mukaisilla ryhmänimillä (tutkimustyöryhmien, torstai-illan tapaamisten, käytännön työpajojen ja virutaalikahviloiden nimet) ja käynnisti pienryhmätoiminnon, kun ohjelmassa oli ryhmiin jakautumisen aika. Collaboratessa pienryhmiin jakautuminen voidaan toteuttaa siten, että moderoija valitsee osallistujat yksitellen ryhmiin tai käyttää satunnaisjakoa (luodaan esim. 10 ryhmää, joihin ohjelma satunnaisesti jakaa osallistujat), tai siten, että osallistuja voi itse valita ryhmänsä ja myös vaihtaa ryhmästä toiseen. Tässä konferenssissa jokainen osallistuja saattoi valita ryhmän, jonka virtuaalitilaan astui itse sisään. Suurelta osin tämä onnistui.

Torstain pääluennon jälkeen verkkoalustalla oli noin 200 osallistujaa. Ohjelmassa oli konferenssin ensimmäinen pienryhmiin jakautuminen. Moderoijat huomasivat, että osallistujien siirtyminen ryhmiin päivittyi näytölle hitaasti ja aiheutti osallistujille pienryhmänäkymän “pomppimista” näytöllä. Oli siis ajoittain hankalaa seurata, missä kohti omalla näytöllä olikaan se pienryhmä, johon halusi mukaan. Tätä näkymän “pomppimista” ei voi täysin välttää, sillä Collaboratessa pienryhmien käynnistyessä kaikki osallistujat näkyvät ensin päähuoneen osallistujalistassa, ja kun osallistuja siirtää itsensä pienryhmään, poistuu hän päähuoneen osallistujalistalta ja siirtyy valitsemansa pienryhmän osallistujalistalle. Tätä emme osanneet kertoa alussa selvästi, mikä aiheutti hämminkiä. Jos osallistujalla lisäksi oli hidas verkkoyhteys, näytti osallistujalle siltä, että “istunto jäi jumiin”, ja näkymä saattoi palata vasta odottelun jälkeen ja silloinkin muuttuneena (piti paikantaa, missä kohtaa pienryhmiin kulku oli).

Ryhmiin jakautumisen ohjeistus on hyvä tehdä mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Moderoijat voivat antaa ryhmiin jakautumisen ohjeita päähuoneessa myös puhumalla, koska varsinainen ohjelmasisältö on siirtynyt tai siirtymässä pienryhmähuoneisiin, jolloin puhutut ohjeet päähuoneessa eivät häiritse pienryhmien ohjelmaa (päähuoneen puhe ei kuulu pienryhmähuoneisiin). Chatissa annetut ohjeet voivat jäädä huomaamatta osallistujilta, jotka etsivät kuumeisesti ryhmään pääsyä. Moderoijien on myös hyvä varmistaa, näkyvätkö päähuoneen chatit myös pienryhmissä ryhmien ollessa käynnissä (Collaboratessa näkyvät). Jos näkyvät, on chatin käyttö puhetta huonompi vaihtoehto ohjeiden antamiseen, sillä se voi häiritä pienryhmien työskentelyä. Perjantaina moderoijat ottivat tämän paremmin huomioon: chatin käytön lisäksi moderoijat toimivat omalla äänellä päähuoneessa, toistivat ääneen tietyt viestit (esim. laita moderoijille wa- tai tekstiviesti numeroon…/ lähetä sähköpostia osoitteeseen…) useampaan kertaan.

“Osaanottajana minulla oli kaiken aikaa luottavainen fiilis siitä, että tekniikka pelaa ja siihen pystyi luottamaan, koska organisoijat olivat tehneet osallistumiseen selkeät raamit ja ohjeistukset.” (osallistujapalaute, Sosiaalipedagogiikan päivät 2020)

“Ihan hyvin muuten toimi, mutta työryhmiin meneminen kuuntelijaksi / vaihtaminen oli sen verran hankalaa, että jätin kesken. Johtuu varmaan siitä, ettei ollut aikaa harjoitella ennen aloitusta niitä juttuja, jun tuo ohjelma oli taas uusia ja outo nappuloiltaan.” (osallistujapalaute, Sosiaalipedagogiikan päivät 2020) 

“Hyvät ohjeet valvojilta, riittävän paljon toistoa, oli helppo seurata mitä seuraavaksi tapahtuu, riittävästi aikaa linjojen toiminnan tarkasteluun ennen kunkin päivän alkua, olitte palveluhenkisiä ja ystävällisiä.” (osallistujapalaute, Sosiaalipedagogiikan päivät 2020) 

Konferenssin pääluennot tallennettiin Collaboraten tallennustoimintoa hyödyntäen. Tallenteet editoidaan ja julkaistaan Suomen sosiaalipedagoginen seura ry:n kanavissa huhtikuun aikana. Tallennuksesta sovittiin etukäteen puhujien kanssa ja siitä ilmoitettiin konferenssin osallistujille sekä kirjallisessa ohjeistuksessa että suullisesti tallennuksen alkaessa. Osallistujien informointi oli tärkeää erityisesti siksi, että Collaboraten tallennustoiminto tallentaa myös chat-keskustelun, joka saattaa jäädä näkyviin myös julkaistavaan tallenteeseen, joskin vähintään keskusteluun osallistuneiden nimet pyritään siitä poistamaan.

Konferenssille laadittiin palautelomake Webropol-palveluun, jonka käyttöoikeus järjestelytiimillä on Itä-Suomen yliopiston kautta. Palautelomakkeen linkkiä jaettiin konferenssin chat-palvelussa ja somekanavissa sekä sähköpostitse konferenssiin ilmoittautuneille. Saimme palautelomakkeen valmiiksi vasta toisen konferenssipäivän aamuna. Olisi ollut hyvä, jos linkkiä olisi voinut jakaa osallistujille jo konferenssin alusta lähtien, koska osa oli mukana ainoastaan ensimmäisenä päivänä, ja verkkokonferenssiin oli mahdollista osallistua myös ilman ilmoittautumista – eli kaikkia osallistuja ei ollut mahdollista tavoittaa jälkikäteen.

Varaudu ennakkoon verkkototeutuksen haasteisiin

Todennäköisiä verkkototeutuksen haasteita aiheuttavat ainakin osallistujien verkkoyhteyksien kapasiteetti, osallistujien tietotekninen osaaminen ja käytössä olevat laitteet, joilla verkkokonferenssiin osallistutaan, sekä osallistujien käytössä olevat selaimet ja selainversiot. Collaborate ei tue esimerkiksi Internet Explorerin, Edgen tai Firefoxin selaimien käyttöä. Tämä voi synnyttää ulossulkevia kokemuksia, jotka eivät välttämättä ole konferenssijärjestäjän ratkottavissa. Pyrimme ennakoimaan ja ehkäisemään näitä kokemuksia laatimalla osallistujan ohjeen, jossa kerrottiin myös selainvaatimuksista, ja järjestämällä mahdollisuuksia yhteyksien ja alustalla toimimisen testaamiseen.

Moderoinnin ja teknisen tuen järjestämisessä on tärkeää sopia moderoijien keskinäinen työnjako tarkasti. Huomasimme esimerkiksi, että pienryhmiin jakautumisessa kannatti toimia niin, että vain yksi moderoija siirtää tarvittaessa osallistujia pienryhmiin, jos osallistuja sitä pyytää. Moderoijien roolituksessa kannattaa sopia, kuka milloinkin on vastuussa pienryhmien informoinnista. Collaborate mahdollistaa sen, että moderoija käy pienryhmissä tiedustelemassa työskentelyn kulusta ja lempeästi muistuttelemassa myös ajankäytöstä ja pian tulevasta palautuksesta päähuoneeseen. Hetkittäin moderoijien omat verkkoyhteydet olivat hitaita, mikä hidasti joitakin siirtymävaiheita.

Opimme myös, millaista valtaa moderoijat voivat verkkokonfenressissa käyttää. Verkkokonferenssissa ajankäytön logiikka ilmenee eri tavoin kuin kasvokkaisissa tapaamisissa, eivätkä joustot ole välttämättä samalla tavoin tilannekohtaisesti harkittavia. Esimerkiksi moderoija palauttaa osallistujat pienryhmätyöskentelystä takaisin päähuoneeseen sovittuna aikana riippumatta siitä, onko jossain pienryhmässä työskentely vielä hieman kesken. Konferenssin toisena päivän moderoijat menivät tämän tajuttuaan pienryhmiin mukaan tiedustelemaan, missä vaiheessa ryhmissä mennään ja auttamaan mahdollisissa ongelmatilanteissa sekä informoimaan ajan loppumisen lähestymisestä.

Tuntui myös tärkeältä ymmärtää se, että osallistujat tarvitsevat jo etukäteen mahdollisimman todenmukaista tietoa siitä, mitä odottaa verkkokonfenrenssilta, sekä siitä, mitä osallistujan roolissa odotetaan, eli miten toimia. Lähtökohta konferenssijärjestäjille ja moderoijoille voisi olla ajatus siitä, että on palvelutehtävässä. Tarkoitus on tehdä esiintyjien ja osallistujien mukaantulo kenties täysin vieraaseen verkkoympäristöön mahdollisimman helpoksi.

Huomiota on hyvä kiinnittää myös laajemmin kulloinkin käytössä olevan verkkoympäristön moninaisiin toimintoihin. Osa toiminnoista saattaa olla itse toteuttajalle niin arkisia ja tuttuja, että niitä ei huomaa harvemmin verkossa toimineille osallistujille kertoa. Toisaalta toteutuksen aikana osa toiminnoista saattaa tulla yllätyksenä. Huomasimme konferenssin aikana esimerkiksi sen, että esittäjän dioja oli mahdollista selata esitystä seuraavan osallistujan roolissa. Tämä selaaminen ei kuitenkaan rajoittunut vain omalle koneelle, vaikka se osallistujasta saattoi siltä näyttää. Sen sijaan diat vaihtuivat samaan aikaan myös muilla osallistujilla. Diojen vaihtuminen kesken esityksen häiritsi luonnollisesti esityksen pitäjää. Toinen konferenssin kuluessa oppimamme käytännön toiminto liittyi ohjelman lähettämiin ilmoituksiin. Jokaiselle osallistujalle tuli näytölle ilmoitus konferenssialustalla sisään- ja uloskirjautuneista henkilöistä sekä pyydetyistä puheenvuoroista. Ilmoitukset sai kuitenkin pois päältä asetuksista. Kummassakin tapauksessa moderoijat ohjeistivat osallistujia asian itse ymmärrettyään.

Jos samaa verkkoympäristöä käyttää useammin, olisi hyvä pyrkiä kokoamaan tällaiset osin itsestään selviltäkin tuntuvat ohjeet ylös, jotta ne voidaan välittää osallistujille selvästi. Liian pitkiä etukäteisohjeistuksia on syytä välttää, mutta vaihtoehtona etukäteen jaetun ohjeistusten sijaan tai lisäksi on tiettyjen ohjeiden jakaminen chatissa tasaisin väliajoin konferenssin aikana. Tällöin konferenssin eri vaiheissa mukaan tulevat osallistujat saavat ohjeet tiedokseen varsin pian mukaan liityttyään. Näin toimimme itse eli aloimme konferenssin kuluessa käyttää chattia osallistujille tiedottamisessa, vaikka emme olleet tästä etukäteen sopineet. Moderoijat muistuttivat chatissa säännöllisesti teknisestä tuesta. Tämän lisäksi järjestäjät jakoivat infoa esimerkiksi Suomen sosiaalipedagogiseen seuraan liittymisestä ja seuran sosiaalisen median kanavista sekä päiviin liittyvästä iltaohjelmasta ja siihen sisältyvästä vapaaehtoisesta maksusta. Tällaisista “infopaketeista” olisi hyvä sopia etukäteen, jolloin ne olisivat valmiiksi kirjoitettuina ja näin liitettävissä tasaisin väliajoin chatiin luettavaksi.

Jos jossain ohjelmaosuudessa siirrytään käyttämään verkkokonferenssin pääalustan sijaan jotain muuta verkkoympäristöä, kuten me teimme illanvietossa, kannattaa tämän tiedottamiseen ja ohjeistamiseen panostaa. Me toteutimme päivien kulttuuri-iltamat Facebook Live -striimauksena, koska ajattelimme sen olevan toteutukseltaan kevyempi (ei vaadi yhtä tiivistä moderointia) sekä mahdollistavan laajemman osallistumisen, kun tapahtumaan voi helposti kutsua myös sellaisia ihmisiä, jotka eivät osallistuneet konferenssiin. Facebook Live -striimauksen seuraaminen ei kuitenkaan ole läheskään kaikille tuttua. Selvää ei myöskään ollut, voiko striimausta seurata ilman omaa Facebook-tiliä. Kulttuuri-iltamiin osallistumiseen olisikin tarvittu tarkemmat ohjeet – jotka olisimme tehneet, jos aikaa olisi ollut enemmän.

Mitä osaamista ja resursseja verkkokonferenssin toteuttaminen vaatii? 

Vuoden 2020 Sosiaalipedagogiikan päivien verkkototeutuksesta vastasi neljän hengen ydintiimi – tämän tekstin kirjoittajat – ja joukko korvaamattomia tukitoimijoita ja -toimintoja. Tiimiin kuului varsin kokeneita konferenssijärjestäjiä, mutta verkkokonferenssin järjestämisestä kenelläkään ei ollut aikaisempaa kokemusta. Käyttöön valjastettiin Humakin lehtori Erja Anttosen laaja verkko-opetuskokemus sekä taustatukena Itä-Suomen yliopiston ja Humakin it-palveluiden osaaminen. Ilman organisaatioiden välistä yhteistyötä ja monialaista osaamista konferenssin toteutus verkossa ei olisi onnistunut. Ratkaisukeskeisyyttä ja tietynlaista organisatorista joustamista tarvitaan myös.

Verkkokonferenssin järjestäminen vaatii teknisen toimivuuden näkökulmasta kokemuksemme mukaan ainakin seuraavat asiat:

• Tietoa ja ymmärrystä eri verkkoalustojen mahdollisuuksista, toiminnallisuuksista ja kapasiteetista alustavalinnan pohjaksi. 
• Mahdollisuutta käyttää valitun verkkoalustan maksullista versiota esimerkiksi koulutusinstituution tai jonkun muun toimijan kautta. Alustojen ilmaisversioissa on usein aikarajoituksia ja tiukempia käyttäjämääräehtoja. Meillä oli käytössä Blackboardin Collaborate -alusta Humakin kautta. 
• Kykyä hyödyntää valitun alustan toiminnallisuuksia. 
• Riittävää it- ja moderointitukea alustan tarjoavasta organisaatiosta ja myös muita yhteistyön mahdollistavia resursseja käyttäen. 
• Aikaa laatia riittävän kattava ohjeistus alustan konferenssin kuluessa tarvittavista toiminnallisuuksista esiintyjille ja osallistujille. 
• Aikaa perehdyttää esiintyjät verkkoalustan toiminnallisuuksiin ja sopia mahdollisen power point- tai muun esityksen jakamisen käytännöistä 
• Ulospäin välittyvää uskoa ja luottamusta omaan tekemiseen
• Ohjelman selkeää rakennetta ja myös tauottamisen suunnittelua

Yhteenveto: verkkokonferenssin järjestämisen muistilista

1. Konferenssin ohjelma

• Miltä osin ja miten perinteiseksi konferenssiksi suunnitellun tilaisuuden ohjelma on mahdollista toteuttaa verkkovälitteisesti? Pitääkö ohjelmaa jotenkin mukauttaa verkkoon soveltuvaksi, esim. lyhentää joidenkin puheenvuorojen kestoa? 
• Mitä ohjelmasuunnittelussa ja ohjelman rytmityksessä pitää huomioida, kun suunnitellaan tilaisuutta suoraan verkkoon?
• Millaisia osallistujien vuorovaikutustapoja mahdollistetaan ohjelman eri osioissa? Varsinaisen ohjelman lisäksi mietitään taukojen mahdollinen vuorovaikutuksellinen toteuttaminen. 
• Onko joitakin ohjelmaosioita tarpeen tallentaa? Kuka neuvottelee niihin liittyvistä luvista esiintyjien kanssa?  

2. Konferenssin toteutustapa

• Kaikille avoin verkkokonferenssi vai vain ilmoittautuneille tarkoitettu konferenssi?
• Täysin ilmainen, vapaaehtoinen osallistumismaksu vai vain ilmoittautuneille tarkoitettu maksullinen tilaisuus? Jos järjestetään maksullinen tilaisuus, miten kontrolloidaan osallistujien sisäänpääsyä konferenssialustalle?

3. Konferenssista tiedottaminen

• Tutut sidosryhmät
• Keitä uusia ihmisiä verkkototeutuksella olisi mahdollista tavoittaa? Miten heille viestitään? 
• Tarvitaanko erillinen lehdistötiedote? 

4. Verkkoalustan valinta

• Mitä verkkoalustoja järjestäjien on mahdollista käyttää?
• Millaisen osallistujamäärän ympäristö mahdollistaa?
• Millaiset toiminnot (esim. ryhmissä työskentely) ympäristön tulee mahdollistaa?
• Millaisia eri vuorovaikutusmahdollisuuksia alusta mahdollistaa? 
• Vara-alustan käyttömahdollisuus, jos pääalustaksi valittu lakkaisi toimimasta
• Onhan verkkoalustaa mahdollista käyttää selainpohjaisesti (ei edellytä ohjelman lataamista)? 
• Miten alusta mahdollistaa saavutettavuuskysymysten huomioimisen? 

 5. Verkkoalustan käytössä opastaminen

• Lyhyet ja selkeät ohjeet osallistujille helposti saatavilla ennen konferenssia ja sen aikana
• Käyttövinkkien ja täsmäohjeiden jakaminen chatissa konferenssin aikana liittyen yksittäisiin toimintoihin
• Testaamismahdollisuus kaikille puhujille muutamaa päivää ennen verkkotapahtumaa
• Testaamismahdollisuus osallistujille esimerkiksi tuntia ennen ohjelman aloitusta kaikkina konferenssipäivinä

 6. Osallistujien osallistumismahdollisuudet konferenssin aikana ja niistä tiedottaminen

• Verkkoalustan chat-toiminto: sen käyttömahdollisuudesta tiedottaminen kirjallisissa ohjeissa ja konferenssin aikana
• Mahdollisuudet puheenvuoron pyytämiseen: milloin ja miten
• Alusta ajatusten jakamiseen, esim. Padlet tai Google Drive -dokumentti
• Onko vapaamuotoisen vuorovaikutuksen mahdollisuuksia esim. tauoilla? 

 7. Työnjako ennen konferenssia ja konferenssin aikana

• Moderoijien keskinäinen työnjako (tekninen tuki, tiedottaminen jne.)
• Muiden järjestäjien vastuualueet
• Varahenkilöiden nimeäminen siltä varalta, että järjestäjät kohtaavat itse esimerkiksi verkko-ongelmia

 8. Yhteydenpito järjestäjien kesken konferenssin aikana

• esim. moderoijien oma chat, järjestäjien WhatsApp-ryhmä
• Toimivia kanavia eri tilanteita varten riittävästi mutta ei liikaa

 9. Osallistujille tiedottaminen konferenssin aikana

• Tiedottamisen kanavat
• Etukäteen laadittava listaus tiedotettavista asioista 
• Jos verkkokonferenssin joitakin osioita tallennetaan, selkeä viestintä siitä, milloin tallennus alkaa ja milloin päättyy ja mikä kaikki tulee tallenteeseen mukaan (esim. tallentuvatko myös chat-keskustelut)

 10. Konferenssiohjelman sujuvan etenemisen valmistelu

• Juonto/puheenjohtajavastuiden suunnittelu ja jakaminen
• Juontojen suunnittelu sekä ohjelman että taukojen näkökulmasta: mitä kannattaa kertoa missäkin kohdassa
• Juontajien/puheenjohtajien varahenkilöiden sopiminen verkkoyhteysongelmien varalta
• Jos mahdollista, työryhmätyöskentelyihin jaettu puheenjohtajuus, jolloin toinen voi seurata chattia ja toinen viittaustoiminnolla pyydettyjä puheenvuoroja

 ***

 Vinkkejä verkkokonferenssin järjestämiseen löytyy myös tekstistä How To Run A Free Online Academic Conference: A Workbook (version 0.2)